Jakie obszary w firmie może wspierać system ERP?

System ERP to oprogramowanie do zarządzania całością zasobów firmy – od produkcji, handlu i magazynowania po finanse, księgowość, kadry i płace. Jest najbardziej uniwersalnym rozwiązaniem do kontroli zasobów przedsiębiorstwa. Decydując się na system ERP, nie musisz od razu wdrażać go we wszystkich obszarach działalności firmy. Możesz zacząć od obszaru, który najbardziej potrzebuje zmiany, wsparcia. Albo od tego, który w danym momencie jest najmniej obciążony pracą.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze obszary biznesowe wspierane przez systemy ERP.

Zarządzanie produkcją

Twoja firma jest producentem? To z pewnością zechcesz, by system ERP wspierał wytwarzanie i dostarczanie produktów wysokiej jakości po niskiej cenie. Systemy do zarządzania produkcją wspierają wewnętrzną współpracę, aby wymagania produktowe były jasno określone i zakomunikowane, a produkcja skoordynowana z działaniami zespołów ds. dostaw i produktu. Bez komunikacji nie ma możliwości upewnienia się, że produkty są dostarczane zgodnie ze specyfikacją, na czas i bez zbędnych kosztów. Jeśli chodzi o komunikację zewnętrzną, kluczową kwestią jest współpraca z dostawcami, aby zapewnić korzystne ceny, a także dialog z organami regulacyjnymi i klientami.

Handel i zarządzanie magazynem

Większość firm prowadzących sprzedaż spotkała się z takimi zdarzeniami, jak zamówienie przez klienta towaru, którego akurat nie ma w magazynie, zakup w złej cenie, gdy np. promocja na dany produkt już minęła, czy opóźnienia w skompletowaniu zamówienia i jego wysyłce. Tego typu problemów można jednak uniknąć, dzięki wykorzystaniu systemu ERP w obszarze wsparcia sprzedaży i zarządzania magazynem. Takie rozwiązanie pozwala również znacznie przyspieszyć, rozwinąć i zwiększyć sprzedaż, gdy dostęp do wszystkich ważnych informacji jest w jednym miejscu, są one aktualne, uporządkowane, wiele czynności można wykonać za pomocą smartfona, a dodatkowo łatwo da się powiązać dane z tradycyjnego kanału sprzedaży z kanałem internetowym (e-commerce).

Sprawna obsługa procesu handlowego, od prezentacji oferty, przez zamówienie, aż po dostawę, ma ogromny wpływ na to, czy nasz klient będzie zadowolony z transakcji i kontaktu z firmą oraz sprzedawcą. I czy wróci po kolejne zakupy. W tym obszarze ERP stanowi wsparcie dla osób zajmujących się tworzeniem ofert, przyjmowaniem zamówień, wystawianiem dokumentów sprzedaży (ewentualnymi korektami), ułatwia śledzenie rotacji towarów w magazynie, pomaga w łatwym wyszukiwaniu i zarządzaniu dostawami, wspiera w ograniczaniu strat (np. podpowiadając, który towar został przyjęty do magazynu przed określoną datą i warto stworzyć na niego promocyjną ofertę).

Zarządzanie wysyłką

Posiadając oprogramowanie, które jest w stanie zintegrować się z systemami firm kurierskich lub platform e-commerce (takimi jak np. BaseLinker, Sote, Shoper, e-Bay, Shoplo, IdoSell Shop, Opencart, Magento, Shop Gold, Presta Shop czy Woo Commerce) znacznie łatwiej i wygodniej jest zarządzać wysyłką towaru do końcowego klienta. Wystarczy zintegrować program handlowy z systemem zewnętrznym, by móc samemu śledzić wysyłkę towaru i umożliwić także monitoring przesyłki klientowi. Jednak nie wszystkie systemy handlowe posiadają oprogramowanie otwarte na tyle, by były w stanie w prosty sposób zintegrować się z zewnętrznym narzędziem. Z pewnością do otwartych rozwiązań należy Symfonia Handel, która dzięki WebAPI daje możliwość szybkiego zintegrowania z dowolnym systemem kurierskim lub e-commerce.

Zarządzanie finansami

Najlepiej, gdy firmowa księgowość (lub zewnętrzne biuro rachunkowe) nie musi ręcznie przepisywać danych sprzedażowych do ksiąg rachunkowych i obliczać należności podatkowych w arkuszu kalkulacyjnym. W takich sytuacjach najłatwiej o pomyłkę, błąd w przepisywaniu lub obliczeniach, co finalnie może skutkować dość bolesnymi sankcjami karno-skarbowymi. Najkorzystniej, gdy system handlowy automatycznie przesyła wszelkie niezbędne dane do modułu księgowego, gdzie odpowiednie sumy zapiszą się na właściwych kontach rachunkowych, program księgowy sprawdzi czy wszystkie obliczenia są prawidłowe i wygeneruje odpowiednie rozliczenia niezbędne dla urzędów skarbowych. Brzmi zbyt idealnie? Dla użytkowników systemów takich jak Symfonia ERP, posiadających zintegrowany moduł handlowy oraz finansowo-księgowy, takie rozwiązanie jest standardem. Nie tylko znacznie ułatwia pracę automatyzując wiele powtarzalnych, żmudnych czynności, ale stoi także na straży prawidłowych rozliczeń z organami administracji.

Kadry i płace

Kadry i płace to jeden z podstawowych obszarów cyfryzacji w przedsiębiorstwach. Ekosystem Sage Symfonia wychodzi jednak daleko poza standard, oferując obok obsługi kadrowo-płacowej kompleksowe zarządzanie zasobami ludzkimi w zakresie m.in. rekrutacji, rozwoju pracowników, komunikacji czy obsługi pracowników w kilku językach. Dane z programu szybko przeniesiesz do edytora tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Łatwo spersonalizujesz program do swoich indywidualnych potrzeb, pogrupujesz dane pracowników w katalogach według własnych kryteriów. W 15 sekund wystawisz świadectwo pracy, a w 30 sekund przygotujesz dokument zgłoszeniowy do ZUS.

Możesz też odciążyć dział kadrowy od czynności, takich jak: sprawdzenie wymiaru urlopu, zgłoszenie wniosku urlopowego, wprowadzenie zmiany w danych osobowych, sprawdzenie składowych wynagrodzenia za poszczególne miesiące. Wszystko to, w czterech językach (w tym po ukraińsku), pracownik może zrobić sam w aplikacji Symfonia e-Pracownik.