Wszystko, co musisz wiedzieć o wdrożeniu ERP

1. Czym w teorii jest ERP?

Skrót ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) oznacza oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. System ERP jest programem komputerowym, który pozwala obsługiwać codzienne procesy biznesowe, takie jak: magazynowanie i zarządzanie zamówieniami, łańcuchem dostaw, księgowanie, obsługę kadr, zaopatrzenie i zarządzanie relacjami z klientem, analizę zgromadzonych danych. Dzięki temu użytkownik ma kompletny wgląd we wszystkie procesy zachodzące w firmie.

Pojęcie ERP oznacza także zarządzanie informacją oraz wsparcie w jej przetwarzaniu. Coraz częściej jest to także automatyzacja tego przetwarzania (zwana także robotyzacją procesów biznesowych).

System ERP pozwala na gromadzenie i przechowywanie danych o codziennych czynnościach biznesowych w jednej lokalizacji. Daje to istotny wgląd w sytuację firmy, w tym w obszary, których działanie można jeszcze znacząco ulepszyć. Zapewnia również działanie zgodne z przepisami prawa (podatkowymi, finansowymi, prawa pracy itd.). System ERP daje też możliwości wydajniejszej współpracy wszystkich działów firmy w tym samym czasie.

2. Jak działa ERP w praktyce?

JERP to oprogramowanie do zarządzania całością zasobów firmy – od produkcji, handlu i magazynowania po finanse, księgowość, kadry i płace. Narzędzie wspiera w realizacji wszystkich funkcji zarządzania i stanowi jednocześnie najbardziej uniwersalne i zindywidualizowane rozwiązanie do kontroli zasobów. Dobór poszczególnych modułów, a tym samym stopień złożoności całego systemu, zależy wyłącznie od Twoich preferencji lub potrzeb.

3. Jak wygląda wybór i wdrożenie systemu ERP?

Są firmy, które wdrażają ERP od razu we wszystkich obszarach działalności. Inne rozpoczynają od działu kadr albo księgowości, zostawiając wsparcie sprzedaży czy produkcji na koniec. A jeszcze inne – wręcz przeciwnie: rozpoczynają od zarządzania sprzedażą, magazynami oraz produkcją. Duża część przedsiębiorstw zaczyna od wdrożenia modułu produkcyjnego i handlowego, a następnie stopniowo uzupełnia je o kolejne funkcjonalności. To sprawia, że każdy proces wdrożenia przebiega inaczej. Inny jest także jego efekt.

4. Od czego zacząć, by wybrać najlepszy proces dla Twojej firmy?

Odpowiedź jest prosta: od rozmów. Najpierw wewnątrz firmy, a następnie z potencjalnymi dostawcami oprogramowania. Jeśli dostrzegasz, że Twoja firma dojrzewa do decyzji o wyborze systemu ERP, zacznij od ankiety wśród przyszłych użytkowników systemu. Zapytaj ich o to, co najbardziej im się podoba, czego używają teraz, a co im najbardziej przeszkadza? Niech wskażą te funkcje, bez których nie wyobrażają sobie nowego rozwiązania i te, bez których mogliby się obyć, bez straty dla firmy i siebie. Bardzo ważne, by wskazać również funkcje, których im teraz brakuje, a które pomogłyby im w codziennej pracy. Z takim materiałem można zacząć szukać rozwiązań.

5. Jak szukać rozwiązań dla swojej firmy?

Możesz poświęcić mnóstwo czasu i samodzielnie przedzierać się przez gąszcz informacji w internecie: przez liczne raporty, porównania, zestawienia czy strony różnych dostawców. Jednak lepszym rozwiązaniem będzie zapytanie kolegów, jaki system ERP mają w swojej firmie. Warto zapytać także pracowników, na jakich ERP pracowali u poprzedniego pracodawcy. Stwórz listę najczęściej pojawiających się rozwiązań i dostawców, znajdź kontakt do nich i zacznij rozmowy. Przygotuj się na to, że ten proces jest czasochłonny: najpierw rozmowy, spotkania, prezentacje, później decyzja i wdrożenie. Jeśli masz więc w głowie datę, od której Twoja firma musi zacząć pracować z nowym systemem, to odejmij od niej te kilka miesięcy, by dać sobie i firmie czas na wybór i profesjonalne wdrożenie rozwiązania. W tym procesie, w zależności od tego jak zaplanujesz pracę, czas może być Twoim sprzymierzeńcem lub wrogiem.

6. Kto po stronie dostawcy powinien brać udział w rozmowach?

Po stronie profesjonalnego dostawcy, od samego początku rozmów, udział powinien brać doświadczony architekt rozwiązań biznesowych. Różnie się będzie nazywał: konsultant technicznego wsparcia sprzedaży (tzw. Presales), czy wspomniany już architekt, albo projektant rozwiązań biznesowych. To osoba, która „z nie jednego pieca (ERP) chleb jadła” i nie jedną branżę zna. Już na tym etapie warto dla celów operacyjno-biznesowych powołać zespół projektowy, składający się z kluczowych użytkowników aktualnego i przyszłego rozwiązania, z każdego działu firmy. Pamiętaj, by dać ludziom z tego zespołu czas i przestrzeń do wypracowania rekomendacji i na tej podstawie podejmij decyzję.

7. Ile trwa wdrożenie?

W średniej wielkości przedsiębiorstwie, w zależności od zakresu, proces ten może potrwać zwykle od jednego do kilku miesięcy. Wiele zależy od warunków wyjściowych, takich jak obecny stopień automatyzacji (np. procesów produkcyjnych), dostępna infrastruktura informatyczna, stan wiedzy na temat systemów ERP, a także dostępność specjalistów, którzy pomogą w sprawnym przeprowadzeniu wdrożenia.

Niektóre procesy wdrożeniowe bywają dość krótkie – mogą zamknąć się nawet w kilku tygodniach. Najczęściej jednak na proces ten należy przeznaczyć od dwóch do sześciu miesięcy. Organizacja nie może bowiem pozwolić sobie na całkowite wstrzymanie działalności, skupiając się wyłącznie na wdrożeniu systemu.

8. Jakie są zadania zespołu wdrożeniowego?

Głównym zadaniem zespołu wdrożeniowego jest określenie funkcji i zakresu wdrożenia systemu oraz rozpisanie czynności wdrożeniowych w harmonogramie. Po stronie dostawcy partnerem i wsparciem będzie Kierownik Projektu (ang. PM – Project Manager).

Samo wdrożenie sprowadza się do współpracy konsultantów – wdrożeniowców dostawcy z użytkownikami systemu. To właśnie w ścisłej współpracy tkwi klucz do zakończonego sukcesem wdrożenia ERP w firmie: żaden dostawca nie jest bowiem w stanie samodzielnie wdrożyć system ERP, który będzie pomocny w firmie, jeśli jego użytkownicy nie współdziałają w procesie. Zaangażowanie dostawcy nie kończy się jednak z chwilą uruchomienia systemu. W kolejnym etapie do akcji wkraczają opiekunowie serwisowi, których zadaniem jest wspieranie klienta w rozwiązywaniu codziennych problemów związanych z obsługą systemu i jego funkcjonowaniem. Najczęściej taka pomoc jest realizowana w oparciu o dedykowaną umowę serwisową.

9. Czy po wdrożeniu należy zapomnieć o arkuszach kalkulacyjnych?

Praktyka wdrożeniowa ERP pokazuje, że choć różne rozwiązania ERP mogą być do siebie bardzo podobne, to w rzeczywistości nie ma dwóch identycznych wdrożeń systemów ERP. Zakres dostępnych modyfikacji jest niemal nieograniczony i obejmuje integrację zarówno z istniejącymi systemami dedykowanymi, jak i z wykorzystywanymi do tej pory arkuszami kalkulacyjnymi. Dlaczego jest to tak istotne? Choćby z tak prozaicznego powodu jak wciąż ogromna liczba organizacji stale korzystających z arkuszy kalkulacyjnych w swoich działaniach operacyjnych. Według przeprowadzonej przez nas ankiety, 97% przedsiębiorstw nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych jako uzupełniającego narzędzia dokumentowania procesów. W najnowszej wersji systemu Symfonia ERP arkusze MS Excel można w prosty sposób zintegrować z oprogramowaniem i w dalszym ciągu wykorzystywać w ramach nowego systemu.